数据库可以简单理解为电子化的文件柜，用来存储电子文件的地方，用户可以对其中的数据进行新增、截取、更新、删除等操作。

具体来说，数据库是以一定方式储存在一起的数据集合，可以与多个用户共享，并且具有尽可能小的冗余度，与应用程序彼此独立。

数据库的作用有以下几点： 1. 完善地管理各种数据库对象，包括数据组织、用户管理和安全检查等功能。 2. 具有强大的数据处理功能，在工作组级别的网络环境中，能够实现多用户数据库管理系统，具有客户服务器结构和数据库安全机制。 3. 能够方便地生成各种数据对象，利用存储的数据建立窗体和报表，可视性好。 4. 可以与Office集成，实现无缝连接。 5. 能够利用Web检索和发布数据，实现与Internet的连接。

综合来看，数据库在中小型应用系统中特别适用，并且在客户机/服务器系统中可以作为客户端数据库。 Access具备了许多先进的大型数据库管理系统所具备的特征，如事务处理等，因此非常实用。